Software di gestione documentale: protocollo, archivio digitale ed email

Il registro di protocollo dentro il gestionale

Ogni documento ricevuto o spedito riceve anno, serie e numero progressivo, data e ora, un codice a barre (EAN13 o altro formato) e il mittente, scelto tra clienti, fornitori e altri contatti con la ricerca a lente. Categoria, raggruppamento e tipologia lo classificano; oggetto, descrizione e note lo raccontano.

Nella parte bassa della scheda si gestiscono gli allegati: si caricano da file, si acquisiscono da scanner, si salvano, si stampano e si cercano, con l'anteprima a destra e lo zoom. Dalla stessa schermata stampi l'etichetta e invii il protocollo per email.

La ricerca dei protocolli, in entrata e in uscita, filtra per anno, numero, data, codice a barre, mittente, categoria, raggruppamento, tipologia, oggetto, descrizione e note, e dalla lista stampa etichette e protocolli o li invia per email.

• Ricerca dei protocolliPer numero, data, mittente, categoria, oggetto e testo delle note.
• Storico degli inviiOgni protocollo inviato per email resta registrato con data e destinatari.

Le fatture passive arrivano da sole in archivio

Le fatture elettroniche dei fornitori si importano da file singolo o da un'intera cartella: il programma separa quelle già importate dalle nuove, mostra emittente, totale, allegati e formato SDI e riconosce il fornitore dalla partita IVA. Gli allegati della fattura restano consultabili dal documento.

Ogni documento collegato al suo contesto

Un documento non vive da solo: il protocollo si lega al cliente o al fornitore, l'allegato alla fattura, la scansione alla registrazione di prima nota o all'intervento tecnico. Così chi apre una scheda trova già tutto quello che serve, senza cercare in cartelle diverse.

Per chi gestisce protocollo, fascicoli e workflow con regole da ente pubblico è disponibile anche Protocol Ready, il software di protocollo informatico Sofhe.