Protocollo informatico

Protocol Ready, il software di protocollo informatico con fascicoli e workflow

Protocol Ready registra la corrispondenza in entrata e in uscita, la classifica secondo il titolario, la raccoglie in fascicoli e la fa avanzare con workflow, compiti e scadenze. Aree organizzative omogenee, uffici, livelli di riservatezza, piano di conservazione, PEC, scanner e firma digitale: tutto in un unico programma.

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Protocollo informatico con archiviazione digitale e workflow dei fascicoli

Protocollo

Registrazione di documenti in entrata, in uscita e interni, con allegati e mittenti.

Titolario e fascicoli

Classificazione, modelli, tipologie e stati dei fascicoli.

Workflow

Fasi, assegnazioni, compiti e scadenze per ogni pratica.

Conservazione

Piano di conservazione, verifica dei file e storico delle operazioni.

Cruscotto

Ogni mattina sai cosa ti aspetta

All'apertura Protocol Ready mostra i protocolli in entrata e in uscita, i fascicoli e le pratiche attivi e i documenti archiviati. Sotto, i compiti da svolgere con stato, scadenza e assegnatario, lo spazio di archiviazione con i documenti validi e non validi, il calendario delle scadenze e l'elenco dei protocolli del periodo, con i comandi per registrarne uno nuovo in entrata o in uscita.

La barra laterale porta a fascicoli, protocollo, documenti, scadenze, workflow, firma digitale e impostazioni; in basso l'area organizzativa e l'ufficio di lavoro.

  • Attività recentiAccessi, stampe e operazioni degli utenti, in ordine di tempo.
  • AlertAvvisi generici e di scadenza, con ricerca e storico.
Cruscotto di Protocol Ready con protocolli, compiti, spazio di archiviazione, scadenze e attività recenti

Il cruscotto: contatori, compiti da svolgere, spazio di archiviazione, scadenze ed elenco dei protocolli.

Registrazione di un protocollo in entrata con codice a barre EAN13, mittente, categoria e tipologia

Il protocollo in entrata, con codice a barre, mittente e classificazione.

Protocollo

La registrazione, con codice a barre ed etichetta

Ogni protocollo ha anno, serie e numero, un codice a barre EAN13, data e ora, mittente o destinatario scelto dall'anagrafica, categoria, raggruppamento e tipologia, per esempio email certificata, oggetto, descrizione e note. Allegati, task e promemoria hanno le loro linguette.

Dalla stessa schermata invii il protocollo per email, lo stampi, stampi l'etichetta da applicare al documento e consulti lo storico delle modifiche. Le anagrafiche dei corrispondenti, i comuni, le province e le regioni sono già pronti.

Fascicoli

Il fascicolo della pratica, dall'apertura allo scarto

Il fascicolo ha codice, tipo di unità fascicolare e un eventuale fascicolo padre; l'organizzazione indica area organizzativa, ufficio, classificazione, tipologia, responsabile e livello di riservatezza, con data di apertura e chiusura, stato calcolato e percentuale di completamento.

La sezione conservazione registra data di scadenza, versamento in deposito, data di conservazione e di scarto, la conservazione illimitata e il blocco del fascicolo. Fasi, task e file allegati hanno le loro linguette.

Gestione di un fascicolo con AOO, ufficio, classificazione, responsabile, riservatezza e dati di conservazione

Il fascicolo, con organizzazione e conservazione.

Workflow generale dei fascicoli con fasi, avanzamento e linea del tempo dei protocolli

Il workflow generale: fasi, avanzamento e protocolli di ogni fase.

Workflow

Ogni pratica, fase per fase

Il workflow generale mostra tutte le pratiche, filtrabili per stato e oggetto, con il conteggio di pratiche, fasi e protocolli. Ogni fascicolo ha la sua barra di avanzamento e le fasi in sequenza, ciascuna con stato, inizio e fine, assegnazione, task aperti e chiusi e protocolli collegati.

Sotto ogni fase la linea del tempo dei protocolli che vi appartengono; da qui apri o stampi il fascicolo.

Come funziona

Il percorso di un documento in Protocol Ready

1

Registra

Il documento entra, riceve numero e data e viene acquisito da scanner, file o PDF.

2

Classifica

Titolario, riservatezza e corrispondente lo rendono ritrovabile.

3

Fascicola

Il documento entra nel fascicolo della pratica a cui appartiene.

4

Lavora

Workflow, compiti e scadenze portano la pratica fino alla chiusura.

Tutte le funzioni

Il protocollo informatico completo

Un protocollo pensato per enti, studi e aziende che devono tracciare ogni documento e ogni passaggio.

Registro di protocollo

Entrata, uscita e interni, con numerazione, data, mittenti, destinatari, oggetto e allegati.

AOO e uffici

Aree organizzative omogenee e uffici con i loro utenti e permessi.

Titolario

Classificazione gerarchica dei documenti e dei fascicoli.

Fascicoli

Modelli, tipologie, stati e ricerca dei fascicoli e degli archivi.

Workflow dei fascicoli

Fasi della pratica con assegnazione agli utenti, bacheca e cronologia.

Compiti e scadenze

Task per fascicolo, ricerca dei compiti e scadenziario.

Riservatezza

Livelli di riservatezza per documenti e fascicoli.

Posta e PEC

Account di posta ordinaria e PEC, con la firma in calce ai messaggi, per inviare i protocolli con i loro allegati.

Scanner e PDF

Acquisizione da scanner e da file PDF, di cui si estraggono le pagine.

Conversione in PDF

Scansioni e allegati delle email convertiti in PDF, se lo imposti nei parametri.

Firma digitale

Area dedicata alla firma digitale dei documenti protocollati.

Etichetta e codice a barre

Codice a barre EAN13 per ogni protocollo ed etichetta da stampare e applicare al documento.

Spazio di archiviazione

Documenti validi e non validi, spazio usato e spazio libero sempre sotto controllo.

Piano di conservazione

Tempi e regole di conservazione dei documenti per classe.

Verifica e storico

Verifica dell'integrità dei file e storico delle modifiche.

Domande frequenti

Le risposte alle domande che ci fate più spesso

Non trovi quello che cerchi? Scrivici: rispondiamo noi, non un call center.

Cos'è Protocol Ready?
È il software di protocollo informatico di Sofhe: registra la corrispondenza, la classifica con il titolario, la raccoglie in fascicoli e ne gestisce workflow e scadenze.
È adatto a un ente o a un'azienda?
A entrambi: AOO, uffici, titolario e piano di conservazione servono agli enti; fascicoli, workflow e compiti sono utili a qualunque organizzazione.
Posso inviare i protocolli via PEC?
Sì: gli account di posta, ordinaria o PEC, si configurano nel programma e i protocolli si inviano con i loro allegati.
Come si gestiscono i fascicoli?
Con modelli, tipologie e stati: ogni fascicolo ha le sue fasi di workflow, i compiti assegnati, le scadenze e la cronologia.
Si può usare insieme al gestionale?
Sì: lavora accanto a Business Intelligence Evolution con la stessa interfaccia, gli stessi backup e lo stesso accesso dalle sedi remote con Server Daemon Tool.
Si integra con

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Business Intelligence Evolution

Il gestionale ERP della suite, con la stessa interfaccia e gli stessi servizi.

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Secure Data Copy

Backup cifrati e pianificati dell'archivio del protocollo.

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Server Daemon Tool

Accesso sicuro al protocollo dalle sedi remote.

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